Lao động là nguồn lực không thể thiếu trong bất kì một doanh nghiệp hay cơ sở sản xuất nào. Tuỳ vào hình thức tổ chức và quy mô doanh nghiệp sẽ có số lao động khác nhau. Để quản lý tốt nguồn lực này, chủ doanh nghiệp cần có các phương pháp hữu hiệu. Trong số đó, không thể không nhắc đến hình thức chấm công. Vì sao lại nói như vậy? Cùng Vinh Nguyễn theo dõi bài viết sau đây để biết thêm chi tiết nhé!
Tìm hiểu về chấm công là gì?
Chấm công là việc ghi lại, tổng hợp định kỳ giờ, số lần ra vào làm việc của người lao động trong một doanh nghiệp. Mục đích là thu thập số liệu phục vụ việc tính lương, thưởng, phạt,… cho nhân viên. Người chủ hoặc một số bộ phận có trách nhiệm thực hiện việc này. Tất cả các đối tượng liên quan gồm chủ doanh nghiệp, bộ phận hành chính nhân sự, kế toán và người lao động.
Đây được coi là hình thức quản lý mang lại hiệu quả và ý nghĩa. Nó giúp đánh giá khách quan sự đóng góp của nhân viên để từ đó người chủ có phần thưởng hoặc phạt xứng đáng. Hơn nữa, việc chấm công cũng sẽ tạo động lực và nâng cao ý thức của nhân viên trong công việc.
Ngoài ra, trong một số giải pháp chấm công hiệu quả đòi hỏi phải sử dụng công nghệ và các loại máy móc. Sau đây là các hình thức chấm công được ưa dùng cũng như các cơ chế hoạt động và ưu, nhược điểm mỗi loại.
Các hình thức chấm công hot nhất hiện nay
Việc chấm công đã trở nên rất phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay với đa dạng các hình thức. Trong số đó không thể không kể đến các hình thức rất được ưa dùng sau:
Chấm công sẽ bằng thẻ từ
Với phương pháp này doanh nghiệp cần đầu tư lắp đặt máy chấm công bằng thẻ từ. Việc dùng thẻ sẽ thu thập được mã số và những thông tin hữu ích của tất cả lao động trong doanh nghiệp. Cách dùng máy này rất đơn giản khi người lao động chỉ cần đưa thẻ quẹt vào đầu đọc thẻ. Sau đó các thông tin về ngày giờ vào làm và tan ca sẽ được lưu tự động trong máy.
Ưu điểm:
- Tiết kiệm thời gian. Chỉ với khoảng 2 giây để quẹt thẻ là đã có đầy đủ thông tin về giờ giấc đi làm của người lao động. Phương pháp này còn đặc biệt hiệu quả cho các doanh nghiệp có quy mô lớn.
- Dễ dàng xuất dữ liệu và xử lý thông tin trên máy tính.
- Có bộ nguồn dự trữ dùng trong trường hợp mất điện, tránh mất dữ liệu.
- Bảo quản và sử dụng cũng dễ dàng hơn so với loại thẻ giấy thông thường.
- Sử dụng công nghệ giúp hạn chế mọi sai sót, giảm áp lực công việc cho chủ doanh nghiệp và các bộ phận hành chính nhân sự, kế toán,…
- Tích hợp các chức năng khác trên thẻ từ và máy chấm công như: camera quan sát cửa ra vào, sử dụng dấu vân tay, khuôn mặt,… Nhờ đó nâng cao hiệu quả và độ chính xác.
Nhược điểm:
- Chi phí in ấn thẻ cao.
- Yêu cầu xuất trình thẻ bất cứ khi nào vào làm hoặc tan ca nên khá bất tiện nếu quên hoặc để mất thẻ.
- Dễ dàng gian lận khi có thể chấm công nếu không có camera hoặc người theo dõi.
Chấm công bằng vân tay
Giống như cách kể trên, hình thức này cần máy chấm công điện tử có vân tay để sử dụng. Cách này ứng dụng công nghệ sinh trắc học thông qua dấu vân tay cùng những công nghệ xử lý hình ảnh trên máy. Từ đó xác định thông tin của mỗi cá nhân đã được lưu dữ liệu trước đó. Đây là phương pháp cải tiến, ứng dụng công nghệ cao nhưng vẫn rất dễ dàng để sử dụng.
Ưu điểm:
- Mang đến kết quả chuẩn xác vì đã khắc phục vấn đề gian lận so với hình thức thẻ từ. Nhân viên sẽ khó có thể chấm công hộ vì mỗi người có một dấu vân tay khác nhau.
- Linh hoạt xuất thông tin đi làm, nghỉ, tăng ca… của nhân viên, tiết kiệm thời gian và giúp cho việc quản lý hiệu quả.
- Chi phí rẻ và không lo ngại các chi phí phát sinh khác so với việc sử dụng khuôn mặt, mống mắt,…
- Hình thức chấm công chuyên nghiệp và hiện đại.
- Nhanh chóng và tiện lợi với thao tác đơn giản.
Nhược điểm:
- Trong một số trường hợp sẽ gây tình trạng bất tiện. Chẳng hạn tay ướt, hay quá lạnh hoặc bị thương sẽ khó đọc kết quả, ảnh hưởng quá trình thực hiện.
- Người lao động làm việc trong các doanh nghiệp sản xuất như sản xuất kim loại, hóa chất,… thường có dấu vân tay bị mòn, nứt. Do đó khó nhận diện được kết quả.
Chấm công bằng khuôn mặt của bạn
Để sử dụng phương pháp này doanh nghiệp cần đầu tư máy chấm công khuôn mặt. Công nghệ này giúp nhận diện các đặc điểm khác nhau trên khuôn mặt của một đối tượng một cách tự động. Sau đó máy sẽ so sánh với cơ sở dữ liệu đã được lưu trữ trước đó. Nhờ vậy có thể xác định danh tính người lao động và lưu ngày giờ check-in tương ứng với ngày giờ ra vào làm việc. Dù không phải là công nghệ quá mới mẻ nhưng hiệu quả mà nó mang lại thật sự đáng để trải nghiệm.
Ưu điểm:
- Với hình thức chấm công này, người lao động hoàn toàn không lo ngại về các vấn đề phát sinh khác. Chẳng hạn như quên thẻ, trầy xước vân tay,… Bởi chỉ cần khuôn mặt của bạn là đã có thể xác định danh tính và tính công được.
- Không tốn chi phí phát sinh ngoài chi phí mua máy.
- Dễ dàng kết nối với máy tính, USB,… để xử lý và xuất dữ liệu.
- Mang lại sự chính xác cao, tránh tình trạng chấm công hộ.
- Sử dụng tiện lợi và hiệu quả.
Nhược điểm:
- Mặc dù không chịu thêm chi phí phát sinh nào nhưng chi phí đầu tư mua máy là khá đắt.
- Tốc độ xử lý quét thông tin chậm hơn so với loại máy chấm công bằng vân tay, thẻ, giấy.
Chấm công bằng thẻ giấy
Hình thức này hoạt động nhờ sử dụng máy chấm công thẻ giấy và thẻ giấy. Người lao động đưa thẻ giấy vào trong máy, máy sẽ tự động in ra ngày, giờ lên thẻ. Trên mỗi thẻ chia thành các cột ứng với 3 ca (sáng, chiều, làm ngoài giờ) trong một tháng.
Ưu điểm:
- Tiết kiệm thời gian cho người lao động hơn.
- Thuận tiện hơn cho doanh nghiệp khi không cần cài đặt ứng dụng.
- Dễ dàng di chuyển máy đến vị trí thích hợp.
- Tốc độ xử lý và in ấn của máy rất nhanh lên đến 1 giây cho mỗi lần chấm công.
- Việc sử dụng thẻ giấy sẽ không cần kết nối với máy tính và không cần tổng hợp lại dữ liệu mỗi ngày.
- Ít tốn chi phí.
- Có thêm chức năng đặt chuông báo giờ vào làm, giờ nghỉ, và in màu.
Nhược điểm:
- Một điểm bất lợi là việc luôn phải mang thẻ giấy khi đi làm. Loại thẻ bằng giấy thường khó giữ thẳng, khô và sạch gây ra việc khó chấm công khi không được giữ cẩn thận.
- Hình thức khá thủ công dễ sai sót, tốn thời gian và công sức để tổng hợp.
- Dễ xảy ra tình trạng thiếu trung thực và cần có một người giám sát để hạn chế gian lận.
Ý nghĩa của việc chấm công hiện nay
Như đã nhắc đến ở đầu bài viết, chấm công là việc làm có ý nghĩa rất thiết thực. Đặc biệt là trong tình hình hiện nay.
Hiện nay, sự gia tăng số doanh nghiệp và người lao động đòi hỏi khâu quản lý chặt chẽ hơn. Chấm công giúp chủ doanh nghiệp nhìn nhận khách quan sự đóng góp của nhân viên. Từ đó đưa ra các đãi ngộ xứng đáng hoặc hình phạt kịp thời. Đối với các bộ phận chức năng, các hình thức chấm công mới giúp công việc của họ trở nên dễ dàng. Đây cũng là căn cứ tính lương cho người lao động xứng với công sức mà họ bỏ ra. Qua đó nhân viên có ý thức và trách nhiệm hơn đối với công việc của mình.
Ngày nay việc chấm công thủ công dần được thay thế bằng thiết bị điện tử. Nó giúp giảm thời gian, công sức, mang tính chuyên nghiệp và hiệu quả hơn rất nhiều.
Quản lý nguồn nhân sự đòi hỏi rất nhiều sự quan tâm và năng lực của nhà quản trị. Do đó, với các kiến thức về chấm công như trên, hy vọng phần nào sẽ cung cấp giải pháp cho các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả.
